12 pasos para organizar un evento que tenga éxito
por Redacción
en Buenas prácticas
Aquellos momentos en los que
organizar eventos había perdido vigencia o no resultaba rentable forman parte
del pasado. Cada vez vemos a más marcas acudir a ferias u organizar showrooms,
desayunos con periodistas, presentaciones. Y es que… ¡el networking vuelve a
cobrar fuerza! Pero, ¿cómo organizar un evento para que
tenga éxito?
Organizar un evento puede
parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y efectivamente puede serlo si no
se cuenta con la organización y planificación necesaria. Por ello, te damos las
claves para mantener la calma hasta el mismo día del evento.
1. Determina el objetivo del
evento. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, ¿para
persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para
homenajear a una persona o grupo en específico? Limita el objetivo lo más
posible.
2. Establece metas. ¿Qué
es exactamente lo que quieres lograr? No se trata de la cantidad de personas
que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevará a cabo
el evento; ¿qué quieres obtener de todo esto? ¿cinco personas para que formen
parte de tu organización?, ¿una recaudación de 1.000 euros?, ¿un cambio de
mentalidad?, ¿que la gente se entusiasme?
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3. Reúne voluntarios. Es
necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Familia y
amigos son válidos pero para determinadas funciones, es mejor contar con
profesionales. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la
preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones y
carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento.
4. Prepara un presupuesto. Incluye
en él todos los posibles gastos, ingresos, patrocinadores…. Si no haces este
ejercicio correctamente, terminarás con una gran cantidad de facturas sin
pagar… ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día
del evento!
5. Decide el lugar y la hora para
tu evento. Esto es lo más importante a la hora
de organizar un evento. ¿Qué hora y qué lugar hará que la gente diga: “Sí,
¡claro que asistiré!”? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y
un lugar al que todos puedan llegar. ¡Además tiene que ser algo que puedas
reservar!
6. Piensa en la logística. ¿Habrá
aparcamiento?, ¿hay acceso para discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las
dimensiones del lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales
(catálogos, pantallas, folletos…) implicarán un gasto extra?, ¿cuál es el
mínimo de personas necesarias para hacer que el evento se lleve a cabo.
7. Piensa en el marketing y en la
publicidad de tu evento. Mientras te encuentras en todo el
proceso de organización, diseña un cartel que incluya fecha, hora, lugar,
invitado de honor, nombre y tema/eslogan del evento. Prepara primero una
versión preliminar y luego ya irás dándole forma. Mira que redes sociales vas a
utilizar para publicitarlo.
8. ¡Organización, organización y
organización! Abre el Excel. Elabora una lista de las
actividades que habrá en el evento, crea una hoja para organizar tus ideas y
esboza un calendario. Puede parecer innecesario pero en dos meses estarás
sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con antelación.
9. ¿Quiénes
vienen? Selecciona con cuidado a tus invitados. ¡Cuánto
más conozcas el perfil de cada uno de ellos más podrás segmentar. Además, lo
ideal es hacer llegar las invitaciones veinte días antes de la reunión. El
diseño de las mismas depende del tipo de evento.
10. La
decoración y la comida. ¿Planeas un evento
multitudinario o un pequeño encuentro? ¿Es forma o informal? ¿Tradicional y
rústico o vanguardista e innovador? Todo ello condicionará tu decoración. Por
otro lado, y si quieres ofrecer comida a los asistentes, lo más importante es
que los alimentos sean frescos, de calidad y que se adapten a los gustos de los
asistentes. ¡Ofrece algo rico que intuyas que puede gustarles a todos! En
cuanto a las bebidas, lo más importante es que sean frescas y variadas.
Considera el horario (y el presupuesto) en el momento de decidir si habrá
bebidas alcohólicas.
11. Agenda
detallada. Utiliza un cronograma con las pautas del evento: hora de llegada
de los invitados, hora de ingreso del anfitrión, hora para servir la comida y
el postre, hora del show si es que hay, hora de cierre…
12. Y lo más importante, ¡participa
en tu propio evento! Toma un momento para mirar tu
obra y disfruta del éxito de tu evento. No hay mayor satisfacción que la del
trabajo bien hecho.
